Wysyłka dokumentów w przedsiębiorstwie

Możemy zacząć banalnym stwierdzeniem, że komunikacja pomiędzy przedsiębiorstwami przenosi się do internetu. Zawsze chodziło o to, żeby przesłać dokument jak najszybciej i w sposób pewny. Od wielu lat pliki są wysyłane na różne sposoby – poprzez serwery FTP, pocztę email, dyski internetowe OneDrive, GoogleDisk, Dropbox, komunikatory itd.

Każdy z tych sposobów ma swoje wady i zalety. Największą popularność zdobyła poczta email – jest niemal w 100% niezawodna, szybka, dostępna wszędzie i większość ludzi ją zna. Co więcej, w sprawach sądowych wysłane maile są uznawane za dowód, zatem w przypadku braku płatności można posiłkować się wydrukami wysłanych dokumentów.

Enova365 Email

W programie Enova jest obsługa poczty elektronicznej. Jest to dostępne albo w module Enova365 Email, albo w module CRM. Przy zakupie modułów warto się zastanowić, kto z tego będzie korzystał. Jeżeli poczta email ma być używana przez wielu pracowników, to warto zakupić moduł Enova365 Email. Jest on licencjonowany na całą instalację, niezależnie od ilości operatorów.

Natomiast jeśli chcemy wykorzystać inne elementy CRM, takie jak projekty, zadania, zdarzenia itp. to warto zainwestować w moduł CRM. Wbrew pozorom jest to moduł bardzo rozbudowany i może służyć do wielu celów. A przy okazji zawiera również obsługę maili.

Należy zaznaczyć, że Enova365 Email jest to stosunkowo prosty klient poczty, przeznaczony do specyficznych zadań. Nie posiada wielu funkcjonalności specjalizowanych klientów poczty takich jak Outlook czy Thunderbird. Natomiast doskonale się sprawdza jako dodatek do obsługi dokumentów – w jednym miejscu mamy informację o tym kiedy i jak został dokument przesłany, który z pracowników to wykonał, jaka jest odpowiedź kontrahenta – cała historia konwersacji związanej z tym dokumentem.

BST.Email

O ile Enova365 Email dobrze obsługuje maile wysyłane ręcznie przez pracownika, o tyle przy większej ilości dokumentów taka obsługa jest nieco kłopotliwa. Podczas różnych prób zidentyfikowaliśmy kilka niedogodności:

• Brak możliwości wykorzystania pól z dokumentu w mailu. O ile można wprowadzić proste pola typu numer dokumentu, nazwa kontrahenta czy data, to nie można już utworzyć tabeli z pozycjami dokumentu.
• Brak możliwości dołączenia wielu wydruków do maila.
• Brak szybkiego wysyłania dokumentu. Pomimo tego, że jest guzik Wyślij email na fakturze, nie da się hurtowo wysłać wielu dokumentów z listy – każdy trzeba wysłać osobno.
• Nie ma prostej informacji, kiedy i do kogo został wysłany dokument.
• Nie ma możliwości, żeby ustawić na który adres email ma być wysyłany dokument. Każde przedsiębiorstwo ma wiele adresów email i są one wpisane w enovie.
• Nie ma automatycznej wysyłki kopii maila do operatora wysyłającego lub innej osoby.

Oczywiście można powyższe problemy rozwiązać odpowiednio konfigurując program. Niemniej jednak tworzenie takich rozwiązań jest czasochłonne.

Z powyższych przyczyn postanowiliśmy stworzyć własny moduł, który jest rozszerzeniem do Enova365 Email. Nasze rozwiązanie nie zastępuje tego modułu – a raczej wykorzystuje jego potencjał. Żeby można go było wykorzystać, konieczne jest posiadanie albo dodatku Enova365 Email, albo modułu CRM.

Dokładniejszy opis sposobu działania modułu jest w osobnym artykule. Tutaj chciałbym skupić się na korzyściach, wynikających z jego wdrożenia.

Korzyści

Jaką korzyść daje moduł BST.Email? To podstawowe pytanie, które warto zadać przy zakupie każdego rozwiązania. Na pewno można wyróżnić kilka zalet:

• brak pomyłek przy wysyłce – adresy email na które mamy wysyłać dokumenty są na stałe wpisane do programu. 
• możliwość definicji szablonów email z polami które są kopiowane z wysyłanego dokumentu;
• łatwa weryfikacja kiedy i do kogo dokumenty były wysłane;
• brak uciążliwości i kosztów wysyłki dokumentów w postaci papierowej;
• szybkość wysyłki dokumentów.

Porównanie kosztów wysyłki dokumentów

Porównajmy koszty wysyłki w dokumentów w wersji papierowej, standardową pocztą email, za pomocą dodatku Enova365 Email i za pomocą dodatku BST.Email. Załóżmy, że jest firma, która wysyła miesięcznie 200 faktur sprzedaży miesięcznie, dwa razy w miesiącu.

Koszt wysyłki faktur w formie papierowej:

1. toner, papier, koperta z okienkiem – 0,16 PLN.
2. koszt wysyłki, list zwykły – 4 PLN, list polecony – 6,30 PLN.
3. Czas na wydruk i zapakowanie jednego listu – ok 40 sekund. Dla setki listów to 66 minut, przyjmijmy 1 godzinę. Czas dojazdu na pocztę – pół godziny, wysyłka, otrzymanie faktury – pół godziny.  Razem to 2,5 godziny dwa razy w miesiącu. Załóżmy, że koszt pracy pracownika to 4tys PLN miesięcznie. Jedna godzina jego pracy to 4000/168 = 23,8 PLN.

Podsumujmy: Koszty wysyłki dwustu faktur pocztą tradycyjną to 832,00 + 119,00 = 951 PLN przy listach zwykłych. Przy poleconych koszt rośnie do 1411 PLN miesięcznie.

Koszt wysyłki faktur za pomocą modułu Enova365 Email jest zdecydowanie tańsza. Wymaga wcześniejszego utworzenia szablonu. Na każdej fakturze należy wydrukować dokument do PDF, wywołać formatkę maila, wpisać adres, dodać dokument PDF. Dla 200 faktur to ok. 3 godzin, czyli koszt spada nam do 71,00 PLN.

Natomiast czas wysyłki za pomocą dodatku BST.Email to ok 10 sekund, zatem wysyłka 200 dokumentów zajmie jakieś pół godziny.

Jak widać przejście z przesyłki papierowej na wersję elektroniczną obniża koszty dwudziestokrotnie. Są to oszczędności rzędu 16 tys. PLN rocznie!

Nasz dodatek jeszcze bardziej upraszcza i  przyspiesza tę pracę. W powyższych wyliczeniach nie jest brany pod uwagę czas na wyszukiwanie właściwego adresu email i sprawdzanie już wysłanych dokumentów. 

Zamów dodatek