fbpx

Kontrola kręgu kosztów

W programie Enova można ustawić kontrolę kręgu kosztów, która uruchamia się na bieżąco podczas księgowania. W konfiguracji można stworzyć dla wskazanego typu ewidencji weryfikację poprawności księgowania. W praktyce jednak jest to rozwiązanie niefunkcjonalne i to z powodów niezależnych od programu.
Przykładowo ustawmy sprawdzanie księgowania 4xx – Wn i 490 – Ma jak poniżej:

W takim wypadku już nie utworzymy dekretu, gdzie przeksięgowujemy z 401 na 402:

Oczywiście takiego przeksięgowania nie powinno się robić – zapisy na kontach 4xx powinny być tylko po stronie Wn. Niemniej praktyka pokazuje, że czasem pojawiają się różnego rodzaju wyjątki i przypadki, które powodują że takie sytuacje mają miejsce i kontrola kręgu kosztów nie może być włączona. Dotyczy to zwłaszcza ewidencji PK, a w tym rejestrze najczęściej pojawiają się błędy gdyż często dekrety są tworzone ręcznie. Zatem taką kontrolę można włączyć tylko dla niektórych rejestrów, w których na pewno musi być utrzymany rygor księgowania.

Rozwiązaniem tego jest raport, który jest w standardowej konfiguracji programu. Jeśli sprawdzamy obroty na kontach i nie zgadzają się nam obroty np. pomiędzy kontem 4xx a 490, to warto go wykonać. Na liście Księgowość\Dzienniki\Dekrety:


ustawiamy zakres który nas interesuje (na przykład tylko Ewidencję Zakupów, rejestr ZR) i wybieramy wydruk Kontrola kręgu kosztów:

Podajemy odpowiednie parametry:

i wydruk zwraca nam listę nieprawidłowych dekretów. Może zdarzyć się tak, że zostaną uwzględnione dekrety, które są prawidłowe, ale nie spełniają warunków kręgu kosztów.

Trzecią metodą poprawnego tworzenia dekretów to zminimalizowanie ręcznego tworzenia dekretów. Do tego celu muszą być utworzone prawidłowo schematy księgowań, które wykorzystują różne elementy dokumentu: płatności, opis analityczny itp. To pozwala po pierwsze na przyspieszenie pracy, po drugie – eliminuje błędy.

Przykładowo w schemacie dokumentu PK można ustawić, że jeśli konto z opisu analitycznego zaczyna się od ‚4’, to ma utworzyć się księgowanie w trzech liniach: 4xx – Wn, 490 -Ma, 500-MPK z tą samą kwotą. Jest to stosunkowo proste do wykonania, a znacznie ułatwia pracę. Zamiast trzech linijek w dekrecie robimy jedną jako opis analityczny i predekretujemy dokument.

Dodatkowo w schemacie można włączyć weryfikację parametrów. W powyższym przykładzie możemy sprawdzić, czy operator wprowadził wartość MPK (pole Centrum Kosztów) w opisie analitycznym. Można wtedy wyświetlić informację „Proszę wprowadzić MPK.”. Jeśli nie zrobimy takiego komunikatu, to dekret się utworzy z błędem „Nie można księgować na konto 500”, co nie jest zbyt czytelnym komunikatem.

Tego typu weryfikacje tworzy się na podczas wdrożenia i warto to wykonać – minimalizuje to błędy i czas spędzony na ich wyszukiwanie.

Dodaj komentarz