Rozliczanie pracy w biurze rachunkowym

Jedną z ważniejszych prac w biurze rachunkowym jest wystawianie dokumentów za wykonaną pracę. Z reguły rozliczanie jest prowadzone w różnych wariantach. Jest stała kwota za obsługę podmiotu, jest dodatkowa kwota zależna od ilości dokumentów, są też dodatkowe prace rozliczane osobno (np. opłata za rozliczanie deklaracji rocznych), są wreszcie prace wyceniane według godzin.

Najłatwiej takie rozliczenia robić w programie typu Excel – jest to narzędzie uniwersalne i daje możliwość zarówno tworzenia formuł jak i wpisywania kwot ręcznie. Dobrze by było żeby w efekcie końcowym można było z tych obliczeń wystawić faktury, najlepiej w programie handlowo-księgowym. Tak żeby można było je potem hurtowo wydrukować, zaksięgować a potem przypilnować rozrachunków z klientami. Zazwyczaj trzeba wklepać te dokumenty do programu – co jest żmudne i uciążliwe.

Program Enova ma interesującą funcję – pozwala nie tylko eksportować dane do programu Excel, ale również wklejać je z Excela na listy w programie Enova. Te dane muszą być odpowiednio sformatowane – ale jest to dostępne dla każdego użytkownika (który ma odpowiednie uprawnienia do edycji list).

We współpracy z jednym z najlepszych biur rachunkowych z Bielska-Białej udało się nam wykorzystać ten mechanizm do znacznego przyspieszenia tego żmudnego procesu. Poniżej krótki opis jak działa to rozwiązanie.

Wprowadzanie danych

Pracownicy biura wprowadzają swój codzienny czas pracy do arkusza excel. Godziny są podzielone na czas przepracowany u każdego klienta w zakresie księgowości, kadr-płac, prac administracyjnych i dodatkowych. Te prace są sumowane w jednym arkuszu:

Ze względu na to że koszt godziny pracy jest różny w zależności od rodzaju pracy, w każdej kolumnie są widoczne różne ceny za godzinę. Oczywiście powyższe przedsiębiorstwa i stawki są fikcyjne i wymyślone na potrzeby tego przykładu.

Konfiguracja

Plik XLSX został wyposażony w arkusz gdzie można ustawić parametry importu. Należy tam wprowadzić stawki za poszczególne rodzaje prac. Co miesiąc trzeba zmienić datę wystawienia faktury i okres, za który jest ona wystawiana.

Nazwy usług za poszczególne czynności są generowane na podstawie wprowadzonego okresu.

Kod kartoteki w Enova i symbol definicji dokumentu faktury trzeba wprowadzić jednorazowo. Trzeba pamiętać, żeby na kartotece tej usługi w Enovej ustawić opcję „Dozwolona edycja opisu towaru na dokumencie”:

Przeniesienie faktur do Enovy

Po wpisaniu ilości godzin przeznaczonych dla klienta w odpowiednim rodzaju prac pozostaje najłatwiejsza czynność. W arkuszu jest guzik, pod którym jest napisane proste makro w visual basic.

Po wciśnięciu guzika w kolejnym arkuszu XLSX wygenerują się faktury z odpowiednimi nagłówkami:

Należy zaznaczyć ten cały arkusz (Ctrl + A), a następnie skopiować (Ctrl + C) i w Enovej na liście Handel\Sprzedaż\Faktury sprzedaży pod prawym klawiszem myszy wybrać czynność „Wklej”:

Program utworzy faktury które można teraz razem zatwierdzić i wydrukować.

Podsumowanie

Powyższy arkusz jest dość prosty, ale dobrze pokazuje jak można wykorzystać program Enova we współpracy z programem Excel. Powyższy arkusz można pobrać tutaj.

Arkusz oczywiście można rozbudować według polityki sprzedaży biura rachunkowego. W Excelu można dowolnie tworzyć i zmieniać formuły. Można też rozważyć wykorzystanie modułu programu Enova pod nazwą Wiele Baz Danych. Jest on bezpłatny dla biur rachunkowych, a pozwala na zarządzanie i weryfikowanie dokumentów w wielu bazach danych.