Przenoszenie dokumentów z modułu Handel do modułu Księgowość

Program Enova jest programem zintegrowanym. To oznacza, że poszczególne moduły wykorzystują te same dane. Na przykład po zatwierdzeniu faktury automatycznie tworzy się dokument ewidencji typu Sprzedaż Ewidencja, a po zatwierdzeniu wyciągu bankowego pojawia się dokument typu Wyciąg Bankowy Ewidencja. Z dokumentu ewidencji jest dostępny dokument źródłowy (na przykład faktura w module Handel) i na odwrót – na fakturze w module Handel możemy podejrzeć dokument ewidencji.

Co jednak, jeśli baza (lub wiele baz) modułu Handel i baza księgowości są rozdzielone? Jednym z przykładów może być wiele oddziałów firmy, gdzie każdy oddział jest samodzielny, ale księgowość jest wspólna. Inna – częstsza sytuacja – to klient biura rachunkowego, który wysyła dane do tego biura.

Enova jest przystosowana do takiego współdziałania. Sama konstrukcja programu pozwala na taki sposób pracy – dokumenty ewidencji są wystarczające do obsługi całości firmy pod kątem księgowości, ewidencji VAT i rozrachunków.

Poniżej prezentujemy eksport danych z modułów Handel i Ewidencji Środków Pieniężnych z bazy źródłowej i import do dokumentów ewidencji w bazie docelowej. Z bazy źródłowej są eksportowane raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury sprzedaży i zakupu. W bazie docelowej importujemy je jako dokumenty ewidencji i tam księgowane. Format plików wykorzystywany do tej współpracy to tzw. format Comarch Optima 14.0. To oznacza że można go wykorzystać również do współpracy z tym programem. Możemy eksportować dane z Optimy i importować jako dokumenty ewidencji w Enovej jak i na odwrót.

Poniższy opis rozwiązania został zrobiony na podstawie rzeczywistej współpracy klient – biuro rachunkowe.

Czynności w bazie źródłowej

Dokumenty z bazy źródłowej są eksportowane do rejestru, który jest ustawiony na definicji dokumentu handlowego lub definicji wyciągu bankowego/raportu kasowego. Standardowe ustawienia są takie:

• Raporty kasowe – rejestr RKEW;
• Wyciąg bankowe – rejestr WBEW;
• Faktury i korekty sprzedaży – rejestr SPT;
• Faktury zaliczkowe sprzedaży i ich korekty – rejestr SPZAL;
• Faktury sprzedaży unijne SPTUE;
• Faktury zakupu zwykłe i zaliczkowe, korekty zakupu – rejestr ZR;
• Faktury zakupu unijne- rejestr ZUE.

Uwaga. Dokumenty magazynowe, paragony i korekty paragonów nie są eksportowane. Również nie są eksportowane zamówienia, faktury do paragonów oraz faktury proforma.
Z dokumentów magazynowych i paragonów należy wygenerować raporty zbiorcze i wprowadzić ręcznie w księgowości.

Eksport raporty kasowych i wyciągów bankowych

W Ewidencja Środków Pieniężnych\Raporty zatwierdzamy wszystkie raporty kasowe i bankowe. Następnie wybieramy Czynności\Eksport do księgowości i wskazujemy plik:

Eksporty faktur zakupu i sprzedaży

Na listach Handel\Sprzedaż\Faktury sprzedaży oraz Handel\Zakup\Faktury zakupu postępujemy analogicznie do raportów kasowych i bankowych. Zatwierdzamy wszystkie dokumenty, po czym wybieramy w menu Czynności\Eksport do księgowości i wskazujemy plik:

Uwaga. Podczas eksportu do pliku są zapisywane wszystkie dokumenty widoczne na liście ( ale tylko te które mogą być eksportowane). Zatem jeśli w filtrze nad listą wybierzemy cały rok, to do pliku będą eksportowane dokumenty z całego roku.

Wynikiem eksportu powinny być trzy pliki: raporty kasowo/bankowe, faktury sprzedaży i faktury zakupu.

Import w bazie docelowej

W bazie docelowej wybieramy czynność z menu Plik\Importuj zapisy\Dokumenty handlowe i raporty KB:

Wskazujemy plik, a następnie pojawia się nam okienko dialogowe:

Import należy podzielić na sprzedaż, zakup i raporty kasowo-bankowe. Jeżeli importujemy wszystkie typy dokumentów, to import należy wykonać trzy razy – dla każdego typu osobno. Możemy też wskazać, że dokumenty z jakiegoś rejestru mają trafić do konkretnego rejestru w bazie docelowej:

Jeżeli jednak rejestry w bazach są identyczne, to nie trzeba wskazywać definicji obcej i definicji dokumentu – zostaną zaimportowane do rejestrów według ich symboli.

Analogicznie robimy import zakupów i raportów kasowo-bankowych. Należy pamiętać żeby ustawić prawidłowo okres z którego są importowane dokumenty. Opis dokumentów ewidencji jest kopiowany z dokumentów źródłowych – parametr Domyślny opis działa tylko wtedy, gdy nie ma takiego pola w importowanym pliku.
Jeżeli pojawiają się jakieś błędy podczas importu, to są raportowane w okienku logu w kategorii „Import”:

Jeśli podczas importu zaznaczymy tylko opcję Podmioty, to wszyscy kontrahenci z dokumentów zostaną zaimportowani do bazy – ale bez dokumentów.

Do pliku podczas eksportu są zapisywane również dane kontrahentów z bazy źródłowej, razem z polem GUID (W pliku XML jest to tag <ID_ZRODLA></ID_ZRODLA>).

Podczas importu to pole jest zapisywane na kartotece kontrahenta. Jeżeli kontrahent o takim GUID już istnieje, to jest pomijany podczas importu, nawet jeśli dane importowanego kontrahenta (Kod, Nazwa, NIP i inne) różnią się od tego zapisanego w bazie docelowej. Jeżeli nie ma, to program szuka kontrahenta po polu Kod – i jeśli nie znajdzie, to dopiero tworzy nową kartotekę. Opcja Identyfikacja z pominięciem numerów GUID oznacza że kontrahenci są identyfikowani tylko po polu Kod – zatem nie ma specjalnego zastosowania.