Moduł Harmonogram zadań

Jest to specjalny program, uruchamiany jako usługa systemu Windows. To oznacza że działa cały czas na komputerze i co pewien czas sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. Te zadania są zdefiniowane wcześniej i posiadają odpowiedni harmonogram wywołania. Zadania mogą być wywoływane co kilka minut, raz dziennie, raz na miesiąc lub w innych zdefiniowanych odstępach czasu. Firma Soneta razem z harmonogramem dostarcza sporo predefiniowanych, gotowych zadań. Również my stworzyliśmy swoje własne, w odpowiedzi na oczekiwania klientów. Poniżej opis niektórych przydatnych zadań.

Automatyczne wylogowanie zawieszonych sesji

Ostatnio zrobiliśmy dodatek do wylogowywania „śpiących” użytkowników codziennie o 6.00 rano, tak aby nowo przychodzący pracownicy mieli wolne licencje dla siebie. Sprawdzamy czy zalogowana osoba zrobiła to w dniu poprzednim. Jeśli tak, to sprawdzamy czy nie jest oznaczona jako uprzywilejowana (cecha na operatorze – nie wylogowywać) i zamykamy sesję blokującą licencję.

Automatyczne pobieranie kursów walut

Dość uciążliwa operacja, o której trzeba pamiętać codziennie – albo przypomni o tym komunikat błędu przy wprowadzaniu dokumentu walutowego. Mały dodatek do harmonogramu zadań pozwala zapomnieć o tej czynności.

Księgowanie wskazanych dokumentów

Przy niedużej ilości dokumentów nie jest to potrzebne, gdyż enova szybko generuje dekrety. Niemniej jednak jeśli ilości dokumentów idą w tysiące, czas księgowania zaczyna mieć znaczenie. Utworzyliśmy zadanie harmonogramu, które niektóre standardowe dokumenty (WZ, PZ, MMP, MMW, itp) księguje w nocy. Pod uwagę są brane dokumenty starsze niż dwa dni. Przyspieszyło to znacznie pracę działu księgowości.

Raporty kadrowo-płacowe

Ciekawy pomysł, który podsunął nam jeden z klientów. Stworzyliśmy kilka raportów jako podlisty z odpowiednimi cechami, które są kopiowane do excela i tam stanowią źródło do odpowiednich raportów. Ale takie rozwiązanie było żmudne i wymagało codziennej pracy od operatora. Zatem przepisaliśmy to do Harmonogramu Zadań – nie zajmuje to czasu operatorowi.

Automatyczny import danych z plików

Jeden z naszych klientów to duża hurtownia motoryzacyjna. Dotychczas cenniki i stany magazynowe swoich dostawców przeglądali w gigantycznych arkuszach excela. Zrobiliśmy rozwiązanie, gdzie te dane są importowane do enovy. Import jest wykonywany w nocy, jako że kartotek jest ok 750 tysięcy. Umożliwiło to handlowcom znacznie sprawniejszą obsługę sprzedaży, bo na jednej liście mają kartoteki i widzą stany magazynowe swoich dostawców.

Kopia bazy danych

Jest to zadanie, które o określonej godzinie wykonuje kopię bazy danych. Można go rozszerzyć o wysyłkę takiej kopii na bezpieczny serwer FTP lub kopiowanie na inny komputer w sieci.

Import poczty

Zadanie to ma co kilka minut sprawdzać czy są nowe wiadomości i pobierać je do modułu CRM. Dzięki temu operatorzy nie muszą pamiętać o tym.

Inne przydatne zastosowania Harmonogramu

Powyższe zadania to jedynie niewielki fragment możliwości zastosowania Harmonogramu Zadań. Prawie wszystkie czynności, które są do wykonania w programie można wykonać za pomocą tego modułu. Oto lista niektórych potencjalnych zastosowań:

• wysyłka powiadomień o niezapłaconych fakturach do dłużników,
• generowanie raportów np. na koniec miesiąca,
• powiadomienia o wykonaniu zadania (sms/e-mail),
• wysyłka zdefiniowanych życzeń/podziękowań,
• przypomnienie o zbliżającym się terminie,
• weryfikacja danych z RCP z nieobecnościami i spóźnieniami,
• wykonywanie zdjęć danych (kostek analitycznych) w celu aktualizacji bazy analitycznej.